Автор фото, УНІАН
Після 10 червня трудові книжки українців втратять свою актуальність. Ці паперові документи, що віджили своє, будуть замінені електронними аналогами. Усі відомості про працівників необхідно внести до Державного реєстру застрахованих осіб. Навіть поняття “трудового стажу”, що фіксувалося у трудових книжках і було потрібне для оформлення пенсії, буде скасовано.
Його повністю замінить страховий стаж, від якого і залежатиме розмір пенсії кожного українця.
Отже, до 10 червня необхідно встигнути оцифрувати свою трудову книжку та подати її копії до Пенсійного фонду України.
Втім, не виключено, що цей термін може бути продовжений. Наразі в комітеті Верховної Ради з питань соціальної політики розробляється законопроєкт щодо подовження дедлайну цифровізації до завершення воєнного стану або навіть на кілька років після нього. Пенсійний фонд нещодавно повідомив, що прийматиме оцифровані документи і після 10 червня.
- Пенсії в Україні. Чи залишаться літні люди без виплат і як цьому запобігти
Причини для впровадження змін
Верховна Рада ще у 2021 році прийняла закон про облік трудової діяльності, який передбачає скасування паперових трудових книжок та перехід на електронний формат. Закон встановив п’ятирічний перехідний період, протягом якого паперові книжки могли ще використовуватися. Цей період завершується 10 червня.
Парламент ухвалив це рішення з кількох міркувань. Трудові книжки були запроваджені за часів Радянського Союзу, коли інтернет ще не існував, а паперові носії інформації були єдиним можливим варіантом. На сьогоднішній день, ініціатори цифровізації бачать значні переваги у такому переході.
По-перше, це сприятиме автоматичному призначенню пенсій та інших соціальних виплат. Це означатиме, що необхідність звертатися до відділень Пенсійного фонду та стояти в чергах з численними документами відпаде.
Ще однією перевагою є неможливість фальсифікації даних про стаж, а також ризику втрати чи пошкодження документа, що траплялося з паперовими книжками.
Автор фото, УНІАН
Підпис до фото, Пенсійний фонд запевняє, що оцифровувати трудові книжки можна буде і після 10 червня.
Стаж стане виключно страховим
Протягом багатьох десятиліть трудова книжка слугувала головним чином для фіксації трудового стажу, оскільки від кількості відпрацьованих років залежав розмір майбутньої пенсії.
Проте у 2004 році ситуація змінилася з прийняттям закону “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування”. Відтоді усі працевлаштовані особи почали сплачувати страхові внески.
З’явилося поняття “страховий стаж” – період, протягом якого сплачувався цей вид внеску до Пенсійного фонду України.
Водночас законодавці передбачили, що весь трудовий стаж, накопичений до 2004 року, автоматично переводиться у страховий. Усі дані про роботу, навчання, військову службу, перебування у відпустці по догляду за дитиною тощо вносяться до Державного реєстру загальнообов’язкового соціального страхування.
Обов’язок цифровізації документів та наслідки невиконання
Сканувати копії трудової книжки може як роботодавець, так і сам працівник, скориставшись вебпорталом електронних послуг Пенсійного фонду України.
ПФУ надавав інструкції щодо самостійного виконання цього завдання.
Законодавство не передбачає жодних штрафів за порушення термінів цифровізації. Стаж, зафіксований у трудовій книжці до 2004 року, залишиться чинним.
Однак, якщо працівник не виконає це завдання, виникнуть труднощі при оформленні пенсії чи соціальної допомоги в майбутньому, оскільки Пенсійний фонд буде змушений запитувати додаткові підтвердження стажу – накази, довідки чи інші документи.
Проте, як пояснили у Пенсійному фонді, незважаючи на законодавчий кінцевий термін – 10 червня – процес оцифрування документів триватиме й надалі.
Крім того, профільний комітет парламенту працює над законом, який суттєво подовжить термін переведення трудових книжок в електронний формат.
Це пов’язано з тим, що багато військових, а також цивільні особи, які перебувають за кордоном, поблизу зони бойових дій, або втратили документи, не мають можливості завершити процедуру вчасно.
Розглядається можливість продовжити етап цифровізації до завершення війни та ще кілька років після неї.
Автор фото, Getty Images
Підпис до фото, Вимога оцифрувати трудові книжки стосується переважно тих, кому до пенсії ще далеко, бо дані тих, хто вже отримує пенсію, вже є у Держреєстрі
Категорії громадян, яким не потрібна оцифровка
Особам, які не працюють та вже отримують пенсію, сканувати трудові книжки не потрібно. Їхні документи були оцифровані під час звернення до Пенсійного фонду для оформлення пенсії та подання відповідної документації.
Також немає потреби робити копії тим, кому пенсія була нарахована після 1 січня 2004 року, тобто після набуття чинності закону “Про загальнообов’язкове соціальне страхування”.
Працюючим пенсіонерам оцифровувати трудову книжку не обов’язково, проте фахівці радять це зробити для перевірки коректності внесення всіх даних до Державного реєстру.
Особливо це стосується тих, хто оформив пенсію до липня 2000 року. Саме тоді розпочалося функціонування електронної системи обліку, і Пенсійний фонд почав збирати відомості про стаж, заробітну плату та внески в електронному форматі.
Втім, у ті роки обробка даних проводилася вручну фахівцями фонду, що могло призвести до технічних помилок та неврахування певних періодів роботи з трудової книжки. Цифрові копії дозволять Пенсійному фонду звірити ці відомості.
Необхідність сканування додаткових документів
При оформленні пенсії майбутній пенсіонер надає до ПФУ не лише трудову книжку та паспорт, але й інші документи, що можуть вплинути на стаж та розмір пенсії. До таких документів належать диплом про освіту, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини, довідка про догляд за дитиною, посвідчення про державні нагороди тощо.
За бажанням, ці документи можна оцифрувати вже зараз. Вони зберігатимуться в електронному кабінеті до моменту оформлення пенсії і, ймовірно, не загубляться. Крім того, в електронному кабінеті можна буде переглянути загальний стаж та перевірити правильність внесення даних до системи.
Ситуації, коли дані в реєстрі не відповідають дійсності, трапляються нерідко.
Автор фото, УНІАН
Підпис до фото, Після оцифрування трудової книжки та інших документів оформлення пенсії відбуватиметься автоматично, приходити у відділення Пенсійного фонду буде не потрібно
Ретельна перевірка трудової книжки
Перед тим, як ваші дані будуть внесені до Державного реєстру, варто ретельно перевірити правильність записів у ваших трудових книжках. Кожен працівник має право звернутися до відділу кадрів або бухгалтерії для перевірки ведення своєї трудової книжки.
Уважно ознайомтеся з усіма записами, щоб переконатися, що вони відповідають вашій реальній трудовій діяльності та не містять виправлень.
У разі наявності виправлень, важливо якнайшвидше зв’язатися з нинішніми чи колишніми роботодавцями для підтвердження коректності записів про місце роботи та період праці. Навіть незначне виправлення у трудовій книжці (наприклад, помилка в номері наказу про прийняття на роботу) може призвести до незарахування повного періоду роботи на цьому місці.
Також слід перевірити, чи сплачує ваш роботодавець страхові внески за вас. Це безпосередньо впливає на зростання вашого стажу. Перевірку можна здійснити на порталі електронних послуг Пенсійного фонду або ж звернувшись особисто до відділення ПФУ. Вам нададуть інформацію про кількість років, місяців і днів страхового стажу на момент звернення.
Після оцифрування трудових книжок роботодавець зобов’язаний повернути її працівникові на зберігання. Таким чином, маючи книжку на руках, ви зможете у будь-який час перевірити дані в Державному реєстрі.
Потенційні ризики
Як і будь-яка цифрова база даних, реєстр ПФУ є потенційною мішенню для кібератак. Слід усвідомлювати, що після оцифрування вся інформація про доходи та місце роботи буде відображатися в реєстрі.
За часів, коли єдиним документом, що підтверджував місце роботи, була паперова трудова книжка, людина могла приховати певні дані, які не бажала розголошувати – як-от місце роботи або звільнення за певними статтями Трудового кодексу. Існувала можливість завести нову книжку, щоб приховати цю інформацію від нового роботодавця. З запровадженням електронної “книжки” це стане неможливим.
Крім того, Державний реєстр застрахованих осіб містить не лише дані про стаж, навчання, відпустку по догляду за дитиною, військову службу тощо, які необхідні для нарахування пенсії.
Оскільки реєстр слугує основою для надання багатьох соціальних послуг, до нього надходить інформація з різних відомств: лікарняні, дані про сплату податків, сімейний стан, інформація про перетин кордону. Повний перелік можна отримати в електронному кабінеті ПФУ або на порталі “Дія” за допомогою послуги “замовити витяг з реєстру застрахованих осіб”.
Ще у 2021 році, коли парламент приймав закон про облік трудової діяльності та перехід на електронний формат, експерти визнавали, що внаслідок дії цього закону Пенсійний фонд стане розпорядником персональної інформації мільйонів громадян.