Первинні документи Фото – Getty Images
Первинні документи – це основа ведення обліку будь-якого підприємця. Багато ФОП недооцінюють важливість правильного документообігу, що може призвести до серйозних штрафів та проблем з контролюючими органами. Адвокат Богдан Янків детально пояснює, що потрібно знати кожному підприємцю про первинні документи.
Які закони регулюють первинку ФОП
Стаття 44 Податкового кодексу встановлює фундаментальне правило: облік доходів та звітність ведеться на основі первинних документів. Ця вимога поширюється як на юридичних осіб, так і на фізичних осіб-підприємців без винятків. Адвокат підкреслює, що первинні документи для ФОП і юридичних осіб регулюються різними нормативними актами:
- Для юридичних осіб: Закон “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”, стаття 2 цього закону чітко вказує: “Цей Закон поширюється на всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України”.
- Для ФОП: Наказ №496 Міністерства фінансів визначає правила ведення обліку товарних запасів та поширюється на фізичних осіб-підприємців, включаючи платників єдиного податку.
“Деякі бухгалтери помилково вважають, що ФОП повинен вести первинку за тими ж правилами, що і юридичні особи. Це абсолютно неправильно”, – каже Богдан Янків.
Що є первинним документом для ФОП
Наказ №496 містить вичерпний список первинних документів для ФОП:
- Опис залишків товарів на початок обліку (документ товарної амністії від 26 листопада 2011 року)
- Накладні – підтверджують покупку товарів
- Транспортні документи – фіксують перевезення
- Митні декларації – для товарів, завезених з-за кордону
- Акти закупки – при купівлі товарів у фізичних осіб
- Інші документи з необхідними реквізитами
Обов’язкові реквізити первинного документу
Для визнання документа первинним він повинен містити:
- Назву покупця та продавця
- Податкові номери сторін
- Дату складання документа
- Найменування документа
- Кількість та вартість товару
“Якщо ваш документ містить всі ці реквізити – він вважається первинним та підходить для обліку”, – каже Богдан Янків.
Хто може вимагати первинні документи від ФОП та Юрособи
Штрафи за відсутність первинних документів
Податковий кодекс встановлює штраф 1020 гривень за відсутність первинних документів при запиті податкової служби. Стаття 20 Закону про РРО встановлює жорсткі санкції для так званої “ризикової групи товарів”.
Ризикові товари:
- Техніка (складні технічні пристрої)
- Ювелірні вироби
- Лікарські засоби
Штраф за відсутність первинки: 100% від суми реалізації кожного товару без документів.
Розшифровка ризикових товарів
- Складні технічні пристрої: Тільки товари з Постанови КМУ №281. Якщо товар не в списку – не вважається складним технічним пристроєм. LED лампи, наприклад, не входять до цього переліку.
- Ювелірні вироби: товари з дорогоцінними каміннями або металами.
- Лікарські засоби: товари за кодом УКТ ЗЕД, що відносяться до медичних виробів.
“Навіть вживана техніка та ювелірка залишаються ризиковою групою!” – каже Богдан Янків.
Наслідки для банківських операцій
Ненадання первинки банку може призвести до:
- Блокування рахунків.
- Припинення обслуговування у фінансовій установі.
“Штрафи за відсутність первинки варіюються від помірних до катастрофічних залежно від типу товарів. Для звичайних товарів це 1020 гривень, що болюче, але не критично. Однак для ризикових товарів (техніка, ювелірка, ліки) штраф 100% від вартості може знищити всю рентабельність бізнесу. Додайте сюди ризик блокування банківських рахунків – і стає зрозуміло, що економія на первинці може обернутися втратами, що в десятки разів перевищують витрати на правильний документообіг”, – каже Богдан Янків.
Практичні рекомендації з ведення первинки
- Базова стратегія для звичайних товарів: ФОП має мати первинні документи принаймні на 20% від усіх товарів. Це мінімальний захист від більшості перевірок.
- Суворі вимоги для ризикових товарів: потрібен 100% облік усіх товарів у спеціальній формі обліку товарних запасів, затвердженій державою. Ведення обліку у довільній формі для ризикових товарів прирівнюється до повної відсутності обліку.
Де отримати первинні документи
Накладні від постачальників:
- Постачальник зобов’язаний надати підписану накладну
- Найпоширеніший варіант для торгових ФОП
Опис залишків:
- Доступний для ФОП, що існували станом на 26 листопада 2021 року
- Одноразовий документ товарної амністії
Акт закупки у фізособи:
- Можливий, але потребує сплати 18% ПДФО + 5% військового збору
- Необхідна подача звітності 4ДФ
Обмеження готівкових розрахунків
Готівкою можна купувати товари максимум на 10 000 гривень на день від одного постачальника. Наслідки порушення – неприйняття таких накладних при перевірках. У накладній краще вказувати безготівкову оплату – це рідше перевіряється.
Строки зберігання документів
- Базовий термін: (Стаття 102 Податкового кодексу) 3 роки з моменту покупки товару.
- Реальність воєнного часу: Через паузу воєнного стану та карантину податкова може запитувати документи навіть з 2018 року. Зберігайте документи якомога довше, особливо для ризикових товарів.
“Ведення первинних документів для ФОП – це не просто формальна вимога, а необхідність для успішного бізнесу. Правильно організована система обліку документів захищає від штрафів, спрощує взаємодію з контролюючими органами та банками”, – каже Богдан Янків.
